Privacy beleid

Privacyverklaring – Build Your Balance

Versie: oktober 2025
KvK: 82078203
Adres: Fontanalaan 1, 5624 KN Eindhoven
E-mail: info@buildyourbalance.nl
E-mail diëtetiek: dietetiek@buildyourbalance.nl
Website: www.buildyourbalance.nl

---

1. Inleiding

Build Your Balance respecteert jouw privacy en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden dit gebeurt en welke rechten jij hebt op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Build Your Balance biedt zowel coachingdiensten als diëtetische zorg aan. De aard van de dienstverlening verschilt per onderdeel, evenals de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt. Daarom is deze privacyverklaring opgebouwd uit twee duidelijk gescheiden delen:

• Deel A – Privacy bij Coaching

• Deel B – Privacy bij Diëtetiek (Zorgverlening)

Daarnaast zijn er algemene bepalingen die voor beide onderdelen gelden.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Build Your Balance
Krista Westervoort
Fontanalaan 1
5624 KN Eindhoven
E-mail: info@buildyourbalance.nl

Voor privacyvragen met betrekking tot diëtetische zorg kan tevens contact worden opgenomen via:
dietetiek@buildyourbalance.nl

DEEL A – PRIVACY BIJ COACHING

3. Aard van de dienstverlening

De coachingdiensten van Build Your Balance (waaronder Light, PRO, VIP, challenges, online cursussen en digitale producten) zijn geen medische zorg in de zin van de Zorgverzekeringswet.

Binnen coaching verwerken wij uitsluitend persoonsgegevens die nodig zijn voor begeleiding op het gebied van leefstijl, voeding, training en mindset.

4. Persoonsgegevens bij coaching

Wij verwerken onder andere:

• Voor- en achternaam

• Adresgegevens (voor facturatie en administratie)

• E-mailadres en telefoonnummer

• Betaalgegevens (via Plug & Pay en Mollie)

• Inloggegevens voor de Build Your Balance app

• Leefstijl- en coachingsinformatie die je vrijwillig deelt (zoals doelen, voortgang en notities)

• Communicatie via e-mail, WhatsApp, Google Meet of Zoom

• Website- en gebruiksgegevens (via cookies)

Bij coaching verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij je deze vrijwillig zelf verstrekt in het kader van begeleiding. Deze gegevens worden altijd vertrouwelijk behandeld.

5. Doeleinden en grondslagen coaching

Persoonsgegevens worden verwerkt voor:

• Uitvoering van coachingovereenkomsten

• Toegang tot de app en online leeromgeving

• Persoonlijke begeleiding en klantenservice

• Facturatie en administratie

• Analyse en verbetering van dienstverlening

• Marketing en nieuwsbrieven (alleen na toestemming)

De verwerking is gebaseerd op:

• Uitvoering van een overeenkomst

• Toestemming

• Wettelijke verplichtingen

• Gerechtvaardigd belang

6. Bewaartermijnen coaching

• Klant- en facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale verplichting)

• Coachinggegevens en communicatie: maximaal 5 jaar na beëindiging van het traject

• Marketinggegevens: tot uitschrijving

• Cookies: maximaal 13 maanden

DEEL B – PRIVACY BIJ DIËTETIEK (ZORGVERLENING)

7. Aard van de dienstverlening

Build Your Balance Diëtetiek verleent diëtetische zorg zoals bedoeld in de zorgwetgeving. Hierbij worden bijzondere persoonsgegevens verwerkt, waaronder gezondheidsgegevens.

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats conform:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

• Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO)

• Overige toepasselijke zorgwetgeving

8. Persoonsgegevens bij diëtetiek

Bij diëtetische zorg verwerken wij onder andere:

• Identificatie- en contactgegevens

• Verzekeringsgegevens (zoals BSN en zorgverzekeraar)

• Medische en gezondheidsgegevens

• Voedings- en leefstijlgegevens

• Behandel- en dossiergegevens

Deze gegevens worden aangemerkt als bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG.

9. Doeleinden en rechtsgrond diëtetiek

Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor:

• Het leveren van diëtetische zorg

• Dossiervorming en behandelplanning

• Communicatie binnen de zorg

• Declaraties via zorgverzekeraars

• Administratie en wettelijke verplichtingen

De verwerking is gebaseerd op:

• De behandelovereenkomst

• Wettelijke verplichtingen

• Noodzaak voor gezondheidszorg (artikel 9 lid 2 sub h AVG)

10. Bewaartermijnen diëtetiek

• Medische dossiers: minimaal 20 jaar (WGBO)

• Administratieve en facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale wetgeving)

11. Toegang en geheimhouding

• Alleen bevoegde zorgverleners hebben toegang tot het dossier

• Toegang is beperkt tot wat noodzakelijk is voor zorgverlening

• Alle betrokkenen zijn contractueel gebonden aan geheimhouding

12. Delen van gegevens binnen diëtetiek

• Gegevens worden niet gedeeld zonder toestemming, tenzij wettelijk verplicht

• Verwerking vindt plaats via beveiligde systemen zoals een elektronisch patiëntendossier en VECOZO

• Gezondheidsgegevens worden nooit gebruikt voor marketingdoeleinden

12a. Communicatie via e-mail en WhatsApp

• Zorginhoudelijke communicatie vindt in beginsel plaats via beveiligde systemen

• Communicatie via e-mail of WhatsApp is niet standaard en gebeurt uitsluitend indien de cliënt hier actief en expliciet toestemming voor heeft gegeven

• De cliënt wordt geïnformeerd over mogelijke privacyrisico’s van deze communicatiemiddelen

• De gegeven toestemming wordt vastgelegd in het cliëntdossier en kan op ieder moment worden ingetrokken

ALGEMENE BEPALINGEN

13. Delen van gegevens met derden

Wij maken uitsluitend gebruik van verwerkers die voldoen aan de AVG, waaronder:

• Plug & Pay / Mollie

• MailBlue / ActiveCampaign

• Typeform

• ManyChat

• Loom

• Virtuagym / Build Your Balance App

• Google Meet / Zoom

• WhatsApp Business

• Google Analytics (geanonimiseerd)

Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

14. Beveiliging en datalekken

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• SSL-beveiliging

• Wachtwoordbeveiliging en tweefactorauthenticatie

• Beperkte toegangsrechten

• Regelmatige back-ups

Bij een datalek handelen wij conform de wettelijke meldplicht richting de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

15. Cookies en tracking

Onze website gebruikt functionele, analytische en (na toestemming) marketingcookies. Bij het eerste bezoek wordt toestemming gevraagd via een cookiebanner.

Meer informatie:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

16. Rechten van betrokkenen

Je hebt recht op:

• Inzage

• Correctie of verwijdering

• Beperking van verwerking

• Bezwaar

• Dataportabiliteit

• Intrekken van toestemming

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@buildyourbalance.nl of dietetiek@buildyourbalance.nl. Wij reageren binnen één maand.

17. Minderjarigen

Wij verwerken geen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van ouder of voogd.

18. Klachten

Bij klachten kun je contact opnemen met ons. Indien nodig kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

19. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie is altijd te vinden op www.buildyourbalance.nl/privacy-beleid.

Build Your Balance – Alle rechten voorbehouden
www.buildyourbalance.nl